e-Defter nedir?
e-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanıyor.
e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır.
Bu uygulamayla birlikte daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yaptırmalıdır.
e-Defter kimlere zorunludur?
Bilindiği üzere, 2020 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyordu. e-Fatura geçişindeki bu durum, GİB tarafından yapılan yeni düzenleme ile değişti. Yeni düzenleme kapsamında ciro limitleri aşağıya çekilirken, e-faturaya geçmesi gereken sektörlere de yenileri eklendi.
GİB’in yayımladığı 535 nolu VUK’ndan hareketle, 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL olan mükelleflerin e-fatura ve e-arşive geçiş zorunluluğu bulunuyor.
2022 yılında e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafından yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.
e-Fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde zorunlu olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 3 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır. Bu kapsamda 2023 yılında e-faturaya geçiş yapan firmaların 1 Ocak 2025 tarihinde e-defter geçişlerini tamamlamaları gerekiyor.
Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü olarak geçtiniz.
Ama e-deftere geçiş yapmak istemiyorsanız, e-defter zorunluluğu bulunmamaktadır. 3 milyon sınırına kadar e-deftere geçiş zorunluluğunuz yoktur. Ayrıca e-fatura kullanıcısı olmadan e-defter sisteminden, isteğe bağlı olarak yararlanılabilir.
Başka bir örnek ele alalım. Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü geçiş yaptınız. e-Deftere de yasal sınırlar çerçevesinde olmadığınız halde geçtiniz. Fakat yanlışlıkla müracaat etmiş oldunuz ya da farklı sebeplerden dolayı bu başvuruyu iptal etmek istiyorsunuz.
Bunun için GİB’e durumunuzu anlatan bir dilekçe ile başvurduğunuz takdirde ve GİB tarafından uygun görülmesi dahilinde e-defter uygulamasından çıkmanız mümkündür.
Tebliğdeki bir diğer durum da e-arşiv fatura kesme işlemlerinde karşımıza çıkıyor. Vergi mükellefi olmayanlar, aynı gün içerisinde 30 bin TL toplam fatura tutarını geçmeleri durumunda e-arşiv faturası kesiyordu.
Düzenleme ile bu limit 5 bin liraya düşürüldü. Vergi mükellefi olanlar için günlük 5 bin TL olan tutar ise artık GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırı ile eşitlenecek. Her yıl güncellenecek bu sınır 2024 yılı için 6.900 TL oldu. Bu konu ile ilgili daha detaylı bilgiye e-Arşiv Fatura yazımızdan ulaşabilirsiniz.
e-Defter uygulaması nedir?
e-Defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama gibi gözükse de ne yazık ki yoğun çalışma temposundan dolayı son günlere kalan tüm firmaların GİB’e e-defter beratlarını göndermeye çalışması ile sistemde yoğunluk söz konusu olmaktadır.
Bu da hem GİB hem de firmalar tarafında sıkıntı yaşanmasına sebebiyet verir. Bu nedenle e defter kullanıcılarına size önerimiz, eğer e-defter ile ilgili gerekli kayıtlarınızı tamamladıysanız, e-defter beratlarını son güne bırakmamanız ve olası sıkışıklığa maruz kalmamanız olacaktır.
Sıkça sorulan sorulardan biri olan e defter berat düzeltme konusuna da kısaca değinelim. e-Defterinizde bir yanlışlık olduysa, e-defter beratlarınızın yasal yükleme süresi dolmadan gerekli düzeltmeyi yapabilirsiniz. GİB uygulaması üzerinden hatalı defter beratlarınızı silip doğru beratları tekrar yüklemeniz yeterli olacaktır.
e-Defter’e Nasıl Başvurulur?
e-Defter uygulamasına geçmek için öncelikle ilgili entegratör listesini incelemelisiniz. Ardından, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuatlarını gözden geçirmeniz faydalı olacaktır. Başvuru işleminizi tamamlamak için aşağıdaki adımları izlemelisiniz:
- Mali Mühür veya Zaman Damgası: Öncelikle, bir mali mühür veya zaman damgası temin etmelisiniz.
- Uyumluluk Onayı: e-Defter formatına uygun bir yazılım edinerek uyumluluk onayı almanız gerekiyor.
- Mevcut Program Güncellemesi: Eğer halihazırda bir muhasebe programı kullanıyorsanız, bu programın e-Defter formatına göre güncellenmesi önemlidir.
- Arşivleme Seçenekleri: e-Defteri mükellef olarak saklayacaksanız, Türkiye’de uygun bir arşivleme opsiyonu seçmelisiniz.
Bu adımları takip ederek e-Defter başvurunuzu tamamlayabilirsiniz.
e-Defter ile İş Akışı Nasıl Gerçekleştirilir?
e-Defter işlemlerinin akışı genellikle şu adımlardan oluşur:
- Yevmiye Defteri Kontrolü: Öncelikle, yevmiye defterinin boyutunun sınırları aşılmıyor mu kontrol edilir ve defter imzalanır.
- Şema ve Şematron Kontrolü: Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır.
- Berat Oluşturma: Yevmiye defterinin berat dosyası oluşturulur ve imzalanır.
- Berat Kontrolü: Oluşturulan defterin beratı, şema ve şematron kontrolünden geçirilir.
- Berat Sıkıştırma: Berat dosyası sıkıştırılır.
- GİB’e Yükleme: Hatasız olan dosyalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) web sitesine yüklenir.
e-Defter ibrazı, ayda bir yada 3 ayda bir mali müşavir, muhasebeci veya firma sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilene kadar (üç ay içinde) düzeltme yapma imkanı vardır. Eğer sonraki dönemlerde bir hata oluşursa, ters kayıt atılarak iptal edilip doğru kayıt yapılabilir. Zaman damgası kullanılarak özel bir kod ile defter beratı oluşturulur ve bu berat devlete iletilir.
Maliye denetimlerinde, daha önce verilmiş olan berat ile muhasebe kayıtları karşılaştırılır. Eğer beratlar aynıysa, geçmişte herhangi bir kayıt ya da düzeltme yapılmamış demektir.
e-Defter ile İlgili Bilmeniz Gerekenler
- Mali mühür almak, e-Defter için ön koşuldur.
- Eğer ara bir dönemde e-Defter uygulamasına geçmişseniz, eski bilgilerinizi kağıt ortamında bir deftere kaydedip bir ay içinde Noter’e kapanış tasdiki yaptırmalısınız.
Her ay oluşturup GİB’e gönderdiğiniz şifre dosyaları, aslında berat dosyasıdır. Burada sıkça bir karışıklık olabiliyor; defterlerin gönderildiği düşünülüyor. Ancak GİB’e gönderilen dosyalar, sıkıştırılmış defterlerden oluşan şifreli dosyalardır. Defterler, bilgisayarda saklanmalı ve Gelir İdaresi Başkanlığı ile şifreli dosyalar paylaşılmalıdır.
GİB, kendi mali mührüyle bu şifrelenmiş dosyayı onaylayarak, sistemden alınabilmesini sağlar. Bu nedenle, bilgisayarınızda hem GİB’e gönderilen berat dosyasını hem de GİB tarafından gönderilen berat dosyalarını saklamanız önemlidir.
Ayrıca, e-Defter berat dosyası oluşturulurken, yevmiye ve kebir dosyalarının da saklanması gereklidir. Her bir fatura veya belge için ayrı bir yevmiye maddesi olmalıdır.
Berat gönderiminde yaşanan sorunlardan biri de gönderim saatidir. e-Defter beratlarınızı GİB’e yüklerken “Berat gönderilemedi” uyarısıyla karşılaşabilirsiniz. Bu nedenle, e-Defter berat dosyalarını oluşturmadan önce bilgisayarınızın saatini kontrol etmeniz faydalı olacaktır.
İki Tür Elektronik Defter
- Yevmiye Defteri
- Defteri Kebir
Elektronik deftere geçen firmalar, kağıt ortamında defter tutamazlar. Eğer tutarlarsa bile, bu defterlerin yasal geçerliliği yoktur.
Ödeme şekli de mutlaka girilmelidir. Ayrıca, yevmiye madde sıralamasının doğru yapılması önemlidir. Örneğin, nisan ayında yevmiye maddesi 240’ta bitmişse, mayıs ayının 241 nolu yevmiye maddesinden başlaması gerekir. Yanlışlıkla girilen bir yevmiye maddesi, yeni dönem beratlarınızı etkileyebilir; çünkü GİB, yevmiye maddelerinin sırasının korunmasını önemsemektedir. Uygun sıralama sağlanmadığında, defter beratlarını gönderememe riski ile karşılaşabilirsiniz.
Daha fazla bilgi ve profesyonel destek için www.e-sirketkur.com adresini ziyaret edebilirsiniz. Vergi yükümlülüklerinizi doğru ve sorunsuz bir şekilde yerine getirmeniz için uzman ekibimiz yanınızda!
